אנו מעניקים שירותי תפעול ושירותים הנלווים לתפעול, בדרך כלל, במשרדי הלקוחות אך יחד עם זאת, מקצת מהשירותים ניתנים ישירות ממשרדנו. בחירת אופן ומקום מתן השירותים נעשה בשיתוף ובתיאום עם הלקוח.

השירותים שאנו מעניקים כוללים תוכנה וכח אדם.

השירותים המפורטים להלן מבוצעים על גבי מערכת ה"דוסי"  - מערכת ממוחשבת לניהול קופות גמל הכוללת בתוכה את כל הניהול החשבונאי והאדמיניסטרטיבי של קופות גמל ומורכבת משלושה מערכי משנה והם:

1. מערך עמיתים.

2. מערך השקעות, ניירות ערך ושערוך נכסים.

3. מערך הנהלת חשבונות.

רשימת השירותים

טיפול בהצטרפות עמיתים
קבלת בקשת ההצטרפות והמסמכים הנלווים - בדיקתה וקליטתה;
טיפול מול העמית/מעסיק לקבלת נתונים נוספים ככל שנדרשים על-פי דין;
בדיקות זכאות ומשלוח הודעה למצטרף בצירוף תקנון הקופה;
קליטת פרטים למערכת ה"דוסי": העמית, סטטוס, מוטבים, פרטי המעסיק וכיוצא באלה;
סריקת הבקשה, הטפסים הנלווים והתכתובות עם העמית.

קליטת כספים וחלוקתם לחשבונות העמיתים
קליטת נתונים באמצעות דוחות ידניים, דוחות במדיה מגנטית, מקבצי אקסל ובאמצעות מס"ב ובדיקתם הן ביחס להוראות התקנות והן ביחס לתקנון הקופה;
שיוך הכספים לחשבונות העמיתים;
ביצוע התאמות יומיות מול חשבון הקופה.
 

ניהול חשבונות עמיתים
ניהול חשבונות העמיתים בהתאם להוראות הדין וחוזרי משרד האוצר;
ניהול תגמולי עובד/ תגמולי מעסיק/ פיצויים;
ניהול מרכיבי החשבון;
רישום סטאטוס העמית;
רישום סטאטוס ההפקדות תוך פיצול הרכיבים;
חישוב תשואה יומית וביצוע בקרה על החישוב;
חלוקת התשואה בין חשבונות העמיתים;
ניכוי מס ככל שנדרשים;
חיוב חשבונות העמיתים בדמי ניהול וזיכוי החברה המנהלת.

טיפול במשיכת כספי עמיתים
קבלת בקשת המשיכה והמסמכים הנלווים, בדיקתם וקליטתם;
בדיקת זכאות למשיכה;
סגירת הלוואה של העמית, ככל שקיימת;
ניכוי מס על-פי דין, אם נדרש ודיווח למס הכנסה;
הכנת הוראות לתשלום העמית באמצעות אמצעי התשלום לפיהן עובדת החברה המנהלת;
התאמה יומית של משיכת כספים מול חשבון הקופה;
סריקת הבקשה והטפסים הנלווים והתכתובות לעמית.
 

טיפול במתן הלוואות לעמיתים מכספי הקופה
ככל שהחברה המנהלת תחליט לתת הלוואות לעמיתיה, מכספי הקופות שבניהולה, צוות העובדים שלנו יבצע את הפעולות הבאות, לאחר קבלת האישורים המתאימים ממנהלי החברה:
קבלת בקשת הלוואה והמסמכים הנלווים וקליטתם;
בדיקת הזכאות לקבלת ההלוואה בהתאם להוראות הדין ונהלי החברה המנהל;
יידוע העמית בכתב על אישור/דחיית הבקשה;
אחריות לאי-מתן הלוואה במקרה של הלוואה קיימת או במקרים של עיקול/ שיעבוד/ קיום צו שיפוטי אחר – ככל שדווח על כך למתפעל;
מניעת מתן הלוואה לעמית שביקש למשוך כספים ולעמית שביקש לעבור לקופה אחרת;
הכנת הוראות לתשלומי הלוואות לעמיתים לביצוע החברה המנהלת;
ניהול גביית תשלומי ההלוואה באמצעות מס"ב / הוראת קבע;
התאמה יומית של הלוואות שניתנו ושל תשלומי הפירעון המשולמים מול חשבון הקופה;
מעקב אחר פירעון ההלוואה;
ניהול גביית תשלומי הלוואה בפיגור באמצעות מס"ב/ הוראת קבע/ במזומן/ בהמחאות;
משלוח מכתבי התראה לעמית במקרה של איחור בפירעון ההלוואה;
ניהול גביית תשלומי פיגורי הלוואה מהעמית או מהיתרה במקרה משיכה;
סריקת בקשת ההלוואה, הסכם ההלוואה, התכתובות והטפסים הנלווים;
שמירת הבקשה הסרוקה במערכת המחשב;
ביצוע שערוך ההלוואות.
 

עדכון פרטים
קבלת בקשות לעדכון פרטים, בדיקתן וקליטתן;
עדכון הפרטים במערכת (עמית/ מעסיק/ מוטבים/ מיופה כוח/ וכו');
שמירת היסטוריה של עדכון פרטים (ממוחשב).

טיפול בביטוח קולקטיבי לעמיתים
ככל שהחברה המנהלת תחליט לבטח את עמיתיה, אצל מבטח, בביטוח חיים קבוצתי, אנו נבצע עבור החברה המנהלת את הפעולות הבאות:
קבלה וקליטה של בקשות עמיתים להצטרפות או להפסקת ההסדר הביטוחי;
טיפול בבקשות למינוי מוטבים;
בדיקת הבקשה והמסמכים הנלווים;
אימות נתונים;
משלוח הודעה למבקש להצטרף/ לסיים;
טיפול בניכוי פרמיות הביטוח מחשבונות העמיתים;
הכנת הוראות תשלום להעברת פרמיות הביטוח למבטח;
העברת קבצי עמיתים הכלולים בהסדר למבטח;
בדיקת עמיתים נפטרים מול נתוני משרד הפנים, באמצעות החברה המנהלת;
טיפול במתן הודעות לזכאים לקבלת הכספים;
טיפול בתשלום לזכאים לקבלת הכספים/ תשלום למוטבים מול חברת הביטוח.
 

טיפול בהעברות כספים בין קופות
טיפול בבקשות להעברת כספים מקופה ואליה ובדיקתן לרבות המסמכים הנלווים;
בדיקת זכאות להעברת כספים בהתאם להוראות הדין (הלוואות/ שיעבודים/ עיקולים וכו');
דיווח לעמית עובר/מעביר בהתאם להוראות החברה המנהלת ובעת הצורך משלוח טופס ביטול העברה;
סגירת הלוואה קיימת של העמית;
מניעת העברה במקרה של עיקול/שיעבוד/ קיום צו שיפוטי אחר;
טיפול בטפסי ביטול העברה;
דיווח יומי לחברה המנהלת על בקשות העברה;
הקפדה על העברת זכויות העמיתים במועד;
מעקב אחר קבלת כספים במועד;
הוצאת מכתב דרישה לקבלת ריבית פיגורים/הפרשי תשואה מקופות אחרות שאיחרו להעביר כספים לקופה;
התאמה יומית של העברות כספים מול חשבון הקופה.

קופות בעלות מסלולי השקעה
קבוצת "דב סיני" משרתת קופות וקרנות המתנהלות במסלול אחד, במספר מסלולי השקעה וברבות מסלולים ונותנת שירות זה לקופות גמל ולמערכת הבנקאית.
לאור הניסיון הרב, שצברנו בתחום אנו ערוכים להעניק את השירותים והבקרות הבאות:
ניהול התפעול של מסלולי השקעה, בהתאם להוראות הדין והנחיות החברה המנהלת;
טיפול בבקשות העברת זכויות העמיתים ממסלול למסלול;
בדיקת הבקשה והמסמכים הנלווים וטיפול מול הגורמים הרלבנטיים בהשלמת הפרטים החסרים;
דיווח לעמית המעביר כספים ממסלול למסלול;
העברת הכספים לפי רכיבים ממסלול למסלול במועדים הקבועים;
טיפול בהכנסת ההפקדות השוטפות למסלול ההשקעה המתאים;
ניהול פיצול בין מסלולי השקעה בשיעור אחוזי או בסכום שקלי בהתאם לבקשת העמית.
 

טיפול בפיגורי גבייה ממעסיקים
במערכת ה"דוסי" מנוהל קובץ מצב פיגורי גבייה ממעסיקים.
קובץ זה נבנה על פי פרמטרים, הגדרות וסימולאציות שונות כך שלכל עמית מנוהלת רשומת מידע על מצב פיגורי הגבייה - שמשמעותו חוסר בהפקדה או הפקדה שלא במועדה.
מערכת ה"דוסי" מאפשרת לתחזק ידנית את בסיס הנתונים, תוך כדי עדכונים שוטפים של מצב העמית. זאת תוך מעקב אחר תגובת המעסיק, למילוי ועדכון הפרטים עבור עובדיו (כגון חופשת מחלה/לידה/הפסקת עבודה/הפרשה לקרן אחרת והחל מאיזה תאריך). לפיכך, המערכת הממוכנת תתמוך בכל השלבים של הטיפול בפיגורי גבייה ממעסיקים כדלקמן:
ביצוע מעקב חודשי אחר חובות מעסיקים;
הפקת דוחות פיגורים הכוללים את הפרטים הבאים: פרטי המעסיק, היקף החוב, פירוט קרן החוב, פירוט ריבית הפיגורים, פירוט הפסד התשואה בתקופת הפיגור, פירוט תקופות החוב השונות, האם נשלח מכתב התראה למעסיק ומהו מועדו, מועד משלוח מכתב ההתראה האחרון למעסיק, מספר מכתבי ההתראה שנשלחו למעסיק, סטטוס מיוחד של המעסיק (פירוק/ הקפאה וכו'), פירוט תשלומים עתידיים (המחאות) שהעביר המעסיק, צעדים משפטיים שננקטו כנגד המעסיק (תביעה/ הוצל"פ/ פס"ד/ התקופה שגינה הוגשה התביעה וכו', מספר העמיתים בגינם לא הועברו תשלומים וכיוצא באלה.
הפקת דוח פיגורים חודשי לחברה המנהלת;
סיוע ליועץ המשפטי של החברה (בנתונים ודוחות) להגיש תביעה משפטית כנגד המעסיק החייב;
טיפול בזקיפת התשלומים המתקבלים לחשבונות העמיתים (קרן + רווחים) וזקיפת ההפרש בין ריבית הפיגורים והתשואה בחשבון הקופה;
העברת סכומים שנגבו לקופות אליהם עברו העמיתים בצירוף הודעה מתאימה;
רישום הכנסות החברה המנהלת מהפרשי הריבית והתשואה;
משלוח מכתבי התראה למעסיקים / לעמיתים בהתאם להוראות חוק הגנת השכר.
 

 שערוך השקעות
פתיחת ניירות ערך עם כל הקודים הנדרשים לחישובים ולדו"חות השונים;
קליטת תנועות ני"ע ידנית וממדיה מגנטית;
קליטת שערי בורסה;
שיערוך יומי של ההשקעות;
חישוב תשואה יומית וחלוקתה לחשבונות העמיתים;
חישוב חבות המס על הקופה ככל שקיימת בהשקעות.

הנהלת חשבונות
פתיחת כרטיסים כולל קודי מיון;
קליטת תנועות, פקודות יומן;
ניהול כרטסת הנהלת חשבונות במיונים שונים;
הפקת מאזני בוחן לתאריכים שונים ושוטף;
קישוריות מלאה למערך עמיתים ומערך ההשקעות דו"חות בקרת השקעות - בהתאם לתקנות מס הכנסה.
 

איחזור מידע לעמיתים
העמדת עמדות של מערכת "הדוסי" לשם איחזור מידע לשימוש מוקד שירות הלקוחות של החברה המנהלת;
משלוח דוחות רבעוניים לעמיתים באמצעות המערכת ומעקב אחר השימוש;
עדכון פרטי עמיתים, באמצעות המערכת.

ממשק לאתר האינטרנט של החברה המנהלת
סיוע לחברה המנהלת בהקמת אזור כניסת הלקוחות לאתר האינטרנט;
עדכון שוטף של אתר האינטרנט בהתאם להוראות החברה – דוחות חודשיים, רבעונים, שנתיים, רשימת נכסים, מרכיבי תשואה, הוצאות בלתי ישירות וכו'.
 

ניהול מאגר המידע
אחזקה וניהול מאגר המידע של הקופות המנוהלות ע"י החברה המנהלת;
ניהול שדות מידע ממוחשב כנדרש בהוראות הדין השונות;
סיוע לחברה המנהלת בניהול רישום מאגר המידע של הקופות מול רשם מאגרי המידע;
אופציה לטיוב שוטף של מאגרי המידע של הקופות לרבות בדיקה ועדכון פרטי עמיתי הקופה מול נתוני מרשם האוכלוסין, עדכון כתובות עמיתי (דואר חוזר), כתובות מוטבים/נהנים.
העברת נתונים ליועצים פנסיוניים (לרבות באמצעות ממשקים להעברת נתונים שוטפים), משווקים פנסיוניים ומנהלי הסדר, בהתאם להנחיות החברה המנהלת;
העברת נתונים לגופים סטטוטוריים ו/או לעמיתים ו/או לצדדים שלישיים, בהתאם להוראות הדין והנחיות החברה.

SAS70
בהתאם לחוזרי הממונה על שוק ההון ביטוח וחסכון באוצר, מצורפות לדוחות כספיים שנתיים ורבעוניים של הגופים המוסדיים - חברות ביטוח, חברות המנהלות קרנות פנסיה וקופות גמל הצהרות עליהן חותמים מנכ"ל וסמנכ"ל כספים, או מי שממלא בפועל את התפקיד האמור.
 

ההצהרות מבוססות על הוראות הרשות לניירות ערך בארה"ב שאימצו את דרישות סעיף 302 של חוק סרבנס אוקסלי עד סוף שנת 2009.
 

על פי חוזר גופים מוסדיים בנושא "אחריות ההנהלה על הבקרה הפנימית על דיווח כספי" אשר עודכן ביוני 2009, על הגופים המוסדיים להיערך לכלול בדוחותיהם השנתיים, החל בדוחות הכספיים ליום 31 בדצמבר 2010 , הצהרת הנהלה באשר לאחריותה על הבקרה הפנימית על דיווח כספי. בנוסף, תיכלל בדוחות הכספיים מאותו מועד, חוות דעת של רואי החשבון המבקרים לגבי הבקרה הפנימית על דיווח כספי.

הוראות החוזר נועדו ליישם את דרישות סעיף 404. דרישות אלה קובעות בין היתר:
1. ההנהלה תצהיר על אחריותה להקמה ותחזוק של מערך ונהלי בקרה פנימית נאותים, על דיווח כספי, ותכלול את הערכתה לתום שנת הכספים לגבי יעילות המערך וכללי הבקרה הפנימית על דיווח כספי.
2. בקרה פנימית נאותה מחייבת קיום מערך בקרה על פי מסגרת מוגדרת ומוכרת.
 

יישום הוראות החוזר מחייב פיתוח והקמה של מערכות תשתית ושל בקרות פנימיות בגופים המוסדיים והליך פיתוחן של מערכות אלה מחייב את הגופים המוסדיים להיערך ולקבוע שלבים ויעדי ביניים עד ליישומן המלא.

כדי שלקוחותינו יוכלו לעמוד בהוראות ה- SOX, אנו ערוכים להעביר אליהם חוות דעת ודו"ח של רואה חשבון על כך שאנו עומדים בתקן אמריקאי SOC1 (לשעבר SAS70). זאת אומרת שחוות הדעת כאמור, מעניקה ללקוחות את האישור כי נותן השירות מיישם עקרונות נאותים של בקרה פנימית בתהליכי העבודה הקשורים לשירותים הניתנים לו על ידי נותן השירותים.